Klachtenregeling
Klachtenprocedure
Hoewel wij al het mogelijke doen om deelnemers aan onze trainingsactiviteiten tevreden deelnemers te laten zijn, kan het zijn dat iemand toch aanmerkingen of klachten heeft op onze werkwijze. Deze kunnen betrekking hebben op de gang van zaken voorafgaande, tijdens of na afloop van een trainingsactiviteit of cursus. Wij stellen het op prijs als u ons uw aanmerking of klacht zo spoedig mogelijk laat weten (telefonisch, per mail dan wel per brief). Van onze kant zullen wij proberen de aanleiding voor uw aanmerking of klacht weg te nemen en/of met een voorstel voor een oplossing te komen. In het geval dat dat niet lukt, kunt u een formele klacht indienen. Daartoe is er een klachtenformulier, dat wij u desgevraagd toesturen.
U kunt dit formulier toesturen naar:
Kienhorst & van den Bout
De Hoek 10
9466 PD Gasteren
Wat gebeurt er met uw klacht?
– Wij sturen binnen twee weken een ontvangstbevestiging van uw klacht, waarin de afhandelingtermijn wordt vermeld. Deze termijn is in principe 4 weken. In het geval een langere termijn nodig blijkt te zijn (bijv. vanwege de complexiteit van de klacht waardoor nader onderzoek nodig is), wordt u dit zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van de klacht bericht. In die communicatie wordt u ook bericht binnen welke termijn u een definitief antwoord zult krijgen. Deze laatste termijn zal uiterlijk 8 weken na ontvangst van de klacht zijn.
– Alle aangelegenheden omtrent uw klacht worden vertrouwelijk behandeld.
– Waar nodig wordt om aanvullende informatie gevraagd bij de functionaris/trainer die vanuit ons bureau verantwoordelijk was voor uw aangelegenheden
– U wordt eventueel om aanvullende informatie gevraagd
– De directie beoordeelt alle beschikbare informatie en beoordeelt de argumenten pro en contra
– De directie komt tot een met redenen omkleed besluit
– Dit met redenen omkleed besluit wordt aan u schriftelijk gecommuniceerd.
Wat te doen als u het niet eens bent met het genomen besluit?
Als uw klacht ongegrond wordt verklaard en u het oneens bent met dit besluit en/of met de evt. voorgestelde oplossing, dan kunt u zich wenden tot de beroepscommissie. Deze onafhankelijke commissie bestaat uit een voorzitter (dhr. H.H. Hemmes, huisarts in ruste – BIG registratienr.: 89021445401) en 1 lid (mevr. N.A. van Wijngaarden, maatschappelijk werker).
U kunt uw bezwaar schriftelijk richten tot:
Beroepscommissie Trainingsinstituut ‘Kienhorst en van den Bout’
p/a De Hoek 10
9466 PD Gasteren
De beroepscommissie kan u om aanvullende informatie verzoeken. Zij neemt binnen 12 weken na ontvangst van uw bezwaar een besluit. Het oordeel van de beroepscommissie is bindend voor Trainingsinstituut ‘Kienhorst en van den Bout’. Eventuele gevolgen van dit besluit voor het Trainingsinstituut worden uiterlijk binnen 2 maanden na het besluit geëffectueerd.